제이씨원(대표 신종호)은 지난해 12월 20일 국립 경상대학교 기록관에 비전자기록물관리시스템 ‘유에이센터(UACentre, Unified Archive Centre)’를 구축 완료했다고 밝혔다.
비전자기록물이란 비전자적 형태로 생산되는 모든 기록물을 말하며 손으로 작성된 각종 문서 및 도서 및 도면을 비롯해 행정박물, 사진, 필름, 영상, 음성 등이 이에 포함된다.
경상대학교는 1948년 개교 이래 쌓아온 교육 자료와 기록을 꾸준히 관리해왔으며 이를 제대로 보관하기 위한 기록관 중장기(2016~2020년) 발전 계획을 수립해왔다.
또한 기록물에 대한 전문성을 살려 기록물 평가와 폐기절차를 철저히 준수하고 기록물 교육을 체계적으로 추진한 점을 인정받아 국가 기록원의 2018년도 전국 공공기관 기록관리 기관평가에서 최우수 기관으로 선정되기도 했다.
이번 비전자기록물관리시스템 구축 완료로 인해 경상대학교는 기록물의 지속적 관리 및 효율적인 업무지원이 가능해졌고 RFID 및 바코드 장비 구축을 통한 이관·점검 등 기록관리 업무시간 단축 및 비용을 절감하게 되었다.
비전자기록물의 관리 및 보존이 중요한 것은 모든 자료가 매우 중요하고 역사적인 가차를 지니고 있음에도 불구하고 기록물의 보관 및 이관 비용이 매년 증가하고 자료의 노후화가 진행되면서 폐기 또는 소실이 꾸준히 발생하고 있기 때문이다. 덧붙여 사용자는 자료 검색에 시간을 허비하게 되고 관리자는 정리 및 관리가 어려워지는 악순환이 계속 되고 있는 것이다.
결국 비전자기록물관리 시스템이 구축되어 있지 않으면 공간 확보의 어려움으로 인해 보존비용 및 이관비용이 늘어나고 자료는 노후화를 겪으면서 점차 자료의 중대성에 상관없이 멸실되는 과정을 거치게 된다.
이번 경상대학교에 구축 완료한 제이씨원의 UACentre(Unified Archive Centre:유에이센터) 는 기업 및 공공 기관에서 발생하는 모든 유형의 기록물을 수집 생산-정리-보존-활용을 지원하는 프로세스로 구성되어 역사컨텐츠를 효율적으로 관리할 수 있는 플랫폼이다.
또한 UACentre는 사진, 동영상, 음성, 스캔이미지, 전자문서, 도면 등 중요한 역사컨텐츠를 수집하고, 안전하게 영구 보존하며, 장소에 제약 없이 신속하게 활용할 수 있도록 지원하고 있다. UACentre는 국제적 활용을 고려한 기록관리 국제규격(ISAD)를 준수하고 있으며, 오픈소스 개방형 최신 표준기술을 활용하여 미래지향적인 시스템이며, 기록관리 업무의 편의성 및 기록문화유산 활용의 극대화를 지원한다.
제이씨원 관계자는 “경상대학교의 기록물관리에 대한 남다른 운영계획과 전문성 강화를 위한 노력은 모든 공공기관 및 교육기관에서 참고할만한 좋은 사례"라며 "최우수 기관이 선정한 시스템인 만큼 제이씨원은 이번 유에이센터의 구축 완료에 매우 고무적인 입장이며 비전자기록물관리 시스템이 필요한 모든 곳에 제이씨원의 유에이센터가 효과적으로 활용되기를 기대해본다"고 전했다.
